Электронные счета-фактуры по НДС

Дата публикации: 2016-06-10 11:03

I. Что такое – ЭСЧФ?
С 1 июля 2016 года электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
 
II. Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года – не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:

  1. Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
  2. Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.

Подписание счета-фактуры со стороны покупателя важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.
 
III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС, то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.

Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает, то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет – это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.

При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.

При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.
 
IV. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:

  • РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
  • Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».

Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.

Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.

При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:

  • заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
  • загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
  • осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.

Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя – компьютер со следующей минимальной конфигурацией:

  1. процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
  2. оперативная память не менее 2 Гб,
  3. свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
  4. сетевая карта Ethernet 100.

К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.

На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:

  1. операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
  2. программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).

Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.
 
V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:

  1. подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями – система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
  2. корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал – необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
  3. установкой ПО для работы на Портале – при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
  4. стабильностью работы Портала – напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
  5. регистрацией и авторизацией на Портале – как следствие некорректно настроенной системы;
  6. корректным отображением данных на Портале – в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.

В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:

  • правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
  • подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
  • получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
  • сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.